I. Greeting

• Dear Mr…, Mrs…, Ms…,      (Nếu biết tên người nhận)
• Dear Sir or Madam,                (Nếu không biết tên người nhận)

II. Body

Paragraph 1: INTRODUCTION – Your reason for writing, including when and where you bought the product or used the service (Nêu lý do viết thư, bao gồm thời gian và thời điểm mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ).

• I am writing to…
• I am writing with regard to…
• I am writing to complain about…
• I am writing to inform you that…
• I am writing to tell you about…

Paragraph 2: MAIN BODY – Describe the problem in detail (Miêu tả chi tiết vấn đề)

• I had difficulty in…
• There is a problem with…

Paragraph 3: CONCLUSION – Explain how you would like to resolve the problem (Giải thích cách giải quyết vấn đề theo mong muốn).

• Returning the item, proof of purchase (Đổi trả hàng hóa và đưa ra bằng chứng mua hàng):
  • I am returning…… with this letter.
  • I am enclosing…… for your reference.
• Ask them for a repair/ exchange/ refund (Yêu cầu sửa chữa/ đổi mới/ hoàn tiền):
  • Could you please…?
  • I wonder if you could…
  • I would like you to…
  • I would appreciate it if you could…
  • I would be grateful/ thankful if you could …
• Ending:
  • I look forward to hearing from you.
  • I hope to hear back from you about this incident.
  • I look forward to receiving your reply.

III. Closing and signature

• Yours sincerely,      (Nếu greeting là Dear Mr, Mrs, Ms…)
• Yours faithfully,      (Nếu greeting là Dear Sir or Madam)

Trần Thủy Hồng Hà
Giáo viên Tiếng Anh – Trường Quốc tế Á Châu