Việc sử dụng thư điện tử (email) bằng tiếng Anh để giao tiếp, liên lạc dần trở nên phổ biến và cần thiết đối với cuộc sống hàng ngày, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa thế giới. Tuy nhiên, làm thế nào email của chúng ta vừa chuyên nghiệp, lịch thiệp, lại vừa thể hiện được thái độ, tình cảm?

Hãy thử những hướng dẫn dưới đây để viết một email thật hoàn chỉnh nhé.

1. Salutation and Greeting (Chào hỏi)

Đầu tiên, bạn cần gửi lời chào đến người nhận thư. Tùy vào mối quan hệ của bạn với người đó mà sử dụng cấu trúc khác nhau cho phần chào hỏi.

• Khi bạn đã biết tên người nhận: Dear + Title (danh xưng) + Surname (họ)

Ví dụ: Dear Mr. Brown; Dear Ms. Nguyen

• Nếu bạn có mối quan hệ gần gũi với người nhận, bạn có thể xưng hô theo first name (tên) của họ. Ví dụ: Dear Kelly; Hi Long

• Trong những trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận, bạn nên dùng cụm từ sau: ‘To whom it may concern’; ‘Dear Sir/ Madam’.

2. Opening comment (Câu chào hỏi mở đầu)

Ở phần này, những câu hỏi thăm về sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận thường được sử dụng.

Ví dụ: How are you? (Bạn dạo này như thế nào?); How are things? (Mọi thứ thế nào rồi?), I hope you are doing well. (Tôi hi vọng bạn vẫn khỏe.)

Nếu là một bức thư hồi đáp thì nên bắt đầu bằng “thank you’.

Ví dụ: Thank you for your invitation. (Cảm ơn lời mời của bạn.)

3. Reasons for writing (Lý do viết thư)

Bạn có thể dùng mẫu câu sau: ‘I am writing to inquire about…’ (Tôi viết thư nhằm hỏi về…)

4. Signing off

Hãy kết thúc email một cách lịch sự. Phần cuối gồm hai phần: họ tên người gửi và một số cụm từ đi kèm.

• Trường hợp trang trọng: Best regards; Sincerely; Yours truly

• Trường hợp không trang trọng: Best; Regards; Bye; Best wishes

Nguyễn Trúc Quỳnh
Giáo viên tiếng Anh – Trường Quốc tế Á Châu