Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một xu thế tất yếu khách quan trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 và sự phát triển của thương mại điện tử. Với những ưu điểm vượt trội, HĐĐT mang lại lợi ích đáng kể cho nền kinh tế nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng. Bên cạnh việc giảm thiểu các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí, HĐĐT còn là giải pháp tốt nhất cho việc truyền tải, lưu trữ và bảo mật thông tin trên nền dữ liệu lớn. Cho đến hiện nay, mặc dù số lượng doanh nghiệp áp dụng HĐĐT trong cả nước ngày càng tăng nhưng không thể phủ nhận tiến độ thực hiện HĐĐT vẫn khá chậm. Chúng ta biết rằng, việc sử dụng HĐĐT được khởi động hơn 10 năm kể từ Nghị định 51/2010/NĐ-CP, sau đó là Nghị định 119/2018/NĐ-CP trong đó quy định thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT là 01/11/2020, cuối cùng là Nghi định 123/2020/NĐ-CP lùi thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT đến 1/7/2022. Vì sao đến nay vẫn còn nhiều tổ chức, cá nhân chưa thể thực hiện được?

Nguyên nhân:

Theo nhận định của nhiều chuyên gia, có nhiều nguyên nhân tác động ảnh hưởng đến tiến độ trển khai HĐĐT nhưng có thể nói nguyên nhân quan trọng nhất đó là sự hạn chế về trình độ ứng dụng và cơ sở vật chất công nghệ thông tin. HĐĐT là tập hợp các dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được lập bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được lưu trữ trên hệ thống Cloud, OneDrive, Google Drive hay DropBox,..do đó đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu về công nghệ thông tin. Trong khi đó, rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhỏ, siêu nhỏ, trình độ nguồn nhân lực thấp, chưa kể là các các giám đốc, chủ doanh nghiệp hạn chế về trình độ quản lý cũng như trình độ công nghệ thông tin. Ngoài ra, nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ với số vốn thấp, không muốn đầu tư đầu tư máy móc và chi phí dịch vụ mạng.

Nguyên nhân thứ hai có thể nói đó là do một số doanh nghiệp làm ăn không minh bạch, không muốn công khai thông tin, nếu thực hiện HĐĐT mọi thông tin đều được quản lý bằng dữ liệu điện tử, doanh nghiệp không thể che giấu được.

Nguyên nhân thứ ba đó là tâm lý của người làm kế toán tại doanh nghiệp, do thói quen làm chứng từ trên giấy, đặc biệt là những nhân viên kế toán nhiều tuổi ngại đổi mới.

Giải pháp đề xuất:

Đối với các cơ quan quản lý

Tuyên truyền về những lợi ích từ việc sử dụng HĐĐT.

Ưu điểm dễ thấy của việc sử dụng công nghệ để lập hóa đơn đó là những sai sót nhầm lẫn phát hiện ngay có thể kịp thời chỉnh sửa mà không cần phải thông qua thủ tục hủy hóa đơn như hóa đơn giấy. Nếu như hóa đơn giấy phải được lập thành 3 liên và áp dụng cho số tiền giao dịch từ 200.000 đồng trở lên thì HĐĐT không có liên và dài vô tận, tự động sang trang, theo nghiên cứu của một số chuyên gia, sử dụng HĐĐT so với hóa đo giấy giảm hơn 80% chi phí in ấn và lưu trữ.

Về việc lưu trữ hóa đơn, mặc dù cả hai loại hóa đơn giấy và HĐĐT đều có thời gian lưu trữ là 10 năm, song những hạn chế từ việc sử dụng hóa đơn giấy như khối lượng hóa đơn khá cồng kềnh, chưa kể là tác hại đến môi trường khi hết thời gian lưu trữ phải hủy sẽ được khắc phục bởi HĐĐT. Đối với HĐĐT do được lưu trữ bằng các thiết bị, công nghệ cao, đảm bảo được tính toàn vẹn và bảo mật thông tin. HĐĐT tránh được tình trạng làm giả hay sử dụng trái phép hóa đơn nhằm gian lận thuế, cơ quan thuế dễ dàng quản lý hóa đơn thông qua xây dựng cơ sở dữ liệu thay vì phải mất thời gian kiểm tra đối chiếu với doanh nghiệp.

Sử dụng HĐĐT tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn khi chuyển phát qua bưu điện.

Sử dụng HĐĐT rút ngắn thời gian thanh toán, theo đó, sau khi phát hành, HĐĐT được chuyển ngay cho người mua thay vì phải chờ chuyển hóa đơn bằng giấy, bên mua mới thanh toán, thời gian thanh toán nhanh hơn giảm áp lực tài chính cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn và có chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp nhỏ, các hộ cá thể triển khai

Cần thiết xây dựng mạng lưới cán bộ hướng dẫn triển khai sử dụng HĐĐT theo từng địa phương, từng khu vực, hướng dẫn đến từng doanh nghiệp, từng hộ kinh doanh cá thể, nắm bắt những khó khăn họ đang gặp phải để kịp thời giúp tháo gỡ. Bên cạnh đó, cần có chính sách hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ các hộ cá thể để đẩy nhanh tiến độ thực hiện.

Đối với các cơ sở đào tạo kế toán:

Coi trọng đào tạo kỹ năng công nghệ thông tin và khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi của khoa học công nghệ, song song đó chương trình đào tạo cần trang bị kiến thức về an toàn, bảo mật thông tin.

Đưa vào chương trình giảng dạy hướng dẫn về những quy định pháp lý cho việc triển khai sử dụng HĐĐT như: Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn, điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, quy định về chữ ký điện tử, các phương pháp xử lý khi phát hiện sai sót xảy ra sau khi đã lập HĐĐT,….

Tóm lại, để thực hiện thành công Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước ngày 1/7/2022 áp dụng đồng bộ hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh trong cả nước đòi hỏi không chỉ là sự nỗ lực từ các cơ quan quản lý mà phải bao gồm việc nâng cao nhận thức về những lợi ich mà HĐĐT mang lại cho chính bản thân doanh nghiệp và cho nền kinh tế.

Cẩm Vân