Phần mở:
- Địa chỉ người gửi: không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp sử dụng tên công ty ở đầu thư
- Ngày tháng: sử dụng ngày tháng đầy đủ
- Địa chỉ người nhận: cách tốt nhất là viết cho một người nhận cụ thể tại công ty. Hãy gọi cho công ty nếu bạn không biết ai sẽ là người nhận thư. Đối với thư quốc tế, hãy nhập tên quốc gia in hoa tất cả các chữ ở dòng cuối cùng.
Lời chào: Dear + tên người nhận
Phần thân: nên có khoảng cách giữa các đoạn
- Đoạn văn thứ nhất: giới thiệu thông tin liên quan và lí do viết thư
- Đoạn văn thứ 2,3: chi tiết
- Đoạn văn cuối cùng: phần lưu ý, nhắn gửi
Phần kết: Để lại 4 dòng giữa phần kết và phần tên người gửi để kí tên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kí thư.
Phần đính kèm: Nếu có tài liệu trong thư, hãy nhập 'Enclosures' bên dưới phần kết. Nếu bạn có nhiều tệp đính kèm, hãy liệt kê tên các tệp đính kèm ấy.
Cấu trúc và phông chữ: Times New Roman là loại phông được chấp nhận phổ biến, dù vậy nhiều loại phông chữ khác như Arial cũng có thể được sử dụng. Hãy xem xét đối tượng của bạn khi chọn phông chữ. Không sử dụng hỗn hợp các phông chữ với nhau, đơn giản là tốt nhất. Nhìn chung, không sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn 12 vì rất khó đọc.
Ví dụ về một bức thư trong kinh doanh
Global Paper Ltd
718 Castle Peak Rd, Tsuen Wan NT, Hong Kong
Tel: 23456789
Fax: 23456781
12 June 20XX
Michael Wong
Sale Manager
123 Middle Road, TST Kowloon, Hong Kong
Dear Mr. Wong,
With reference to our telephone conversation yesterday, I am writing to inform you that we will post six boxes of the required labels Ref.No.101. They will arrive at your company on 20 June, as you requested.
I am enclosing a copy of the invoice. Please contact us again if we can help in any way.
Your sincerely
Arnold Brown (Signature)
Arnold Brown
Global Paper Ltd Sales Manager
Enclosures
Source: https://www.hocgioitienganh.net/tieng-anh-giao-tiep/cach-viet-mot-buc-thu-kinh-doanh-how-to-write-a-business-letter.html
Nguyễn Quang Tuấn
Giáo viên Tiếng Anh – Trường Quốc tế Á Châu